処遇改善加算の改定、管理者の交代、住所の変更——そのたびにWordとExcelを何個も開いて直していませんか。3サービスを運営する介護事業所の契約書類一式を、「二度と全部直しにならない」形に作り替えた事例を紹介します。
Problem
介護の契約書類は「直し続ける」宿命
介護事業所の契約書類は、とにかく変わります。
- 処遇改善加算の区分や料率は、改定のたびに変わる
- 管理者が交代すれば、重要事項説明書・契約書・運営規程のすべてに修正が入る
- 複数サービスを運営していれば、「会社の住所」ひとつ直すのにもファイルを何個も開くことになる
- 直し漏れがあれば、実地指導で指摘されるリスクがある
それなのに、この作業は現場の本業ではありません。今回、訪問介護・地域密着型通所介護・有料老人ホームの3サービスを運営する法人様の書類一式を、処遇改善加算の改定対応と合わせて「二度と全部直しにならない」形に作り替えました。
Solution
書類を「テンプレート＋差し込み」に分解する
考え方はシンプルです。契約書や重要事項説明書のうち、変わる箇所（事業所名、管理者名、職員体制、加算率、定員…）をすべてタグに置き換えたテンプレートを作り、実際の値は一覧表（マスター）で一元管理します。書類が必要になったら、テンプレートに値を流し込んで、日付つきの新しい書類を自動生成する仕組みです。
基盤はすべてGoogle Workspaceです。テンプレートはGoogleドキュメント（元のWord/Excelの書式を維持したまま移行）、マスターと生成の仕組みはスプレッドシート、保存先はGoogleドライブ（利用者ごとにフォルダを自動作成）。
専用システムを買わなくても、多くの事業所がすでに持っているGoogle Workspaceだけで完結します。
How It Works
現場が使うのは3つの画面だけ
ITが得意でない方でも迷わないよう、現場向けにはWebアプリを用意しました。タブレットでの操作を前提に、画面は3つだけです。
事業所情報
管理者名や加算率などを、黄色い入力欄だけ直して保存。次に発行する書類から自動で反映されます。
書類発行
利用者名と契約日を入れてボタンを押すと、契約書・重要事項説明書など必要な書類一式が、その利用者のフォルダにまとめて出来上がります。
サイン
出来上がった書類を画面で確認してもらい、タブレットにそのまま手書きでサイン。署名記録（同意文・サイン・日時）を付けたPDFが自動保存されます。
介護の契約書類は2021年度から書面・押印が不要になっており、「日付と手書きサイン」を電子的に残す運用が可能です。メールで署名依頼を送る方式と違って、利用者様やご家族のITスキルに依存しないのがポイントです。
Real Value
いちばんの価値は「改定のとき」に出る
このしくみの本当の効果は、次の制度改定のときに出ます。テンプレートはCOCOiROが管理しているので、加算の区分や様式が変わったら、テンプレートを直すのはこちらの仕事です。事業所側は変わった数字をマスターで直して（あるいはそれもCOCOiROが代行して）、ボタンを押すだけです。
「改定のたびに全書類を開いて直す」が、「1か所直して再生成する」に変わる。これが今回の取り組みの要点です。
Summary
まとめ
契約書類の管理で消耗する必要はもうありません。変わる箇所をテンプレートに分解し、マスターで一元管理すれば、改定も交代も「1か所直すだけ」になります。
COCOiROでは、この仕組みをGoogle Workspaceの導入・管理サポートとセットにしたサービスとして提供しています。手元の契約書類（Word/Excelのままで大丈夫です）を預かり、テンプレート化からタブレット署名の運用開始まで一括で構築します。
「改定のたびの書類修正がつらい」
「契約書類の管理をなんとかしたい」
そういった相談、気軽にどうぞ。
