訪問看護指示書の別表判定を自動化した事例

訪問看護事業所で毎月発生する訪問看護指示書の確認作業—— 別表7・別表8への該当可否をスタッフが1枚ずつ目視で判断していた業務を、自動判定するしくみに置き換えました。

Background

背景と課題

訪問看護では、利用者ごとに医師から発行される訪問看護指示書の内容によって、診療報酬上の算定区分（別表7・別表8）が変わります。該当するかどうかの確認は加算に直結するため、見落としは収益に影響します。

「指示書をスキャンしてフォルダに保存はしているが、別表7・別表8への該当確認は毎月スタッフが目視でチェックしている。枚数が多く、確認漏れが怖い」というご相談から、自動判定のしくみを整備することになりました。

指示書の画像ファイルはすでにGoogle Driveに蓄積されていたため、既存のフローを変えずにそこへ処理を組み込む形で設計しました。

What We Did

Google DriveとスプレッドシートをGASで連携

既存のフォルダ構成をそのまま活用し、GAS（Google Apps Script）で Drive内の指示書画像を自動取得。処理結果をスプレッドシートに書き出すパイプラインを構築しました。

指示書の内容を読み取り、別表該当を自動判定

画像として保存された指示書を読み取り、記載内容から別表7・別表8への該当可否を自動で判定。スタッフの目視確認に頼っていた作業をしくみとして置き換えました。

判定結果を色分けでスプレッドシートに一覧化

別表7該当・別表8該当・非該当を色で区別し、利用者ごとの判定結果を一覧で確認できるようにしました。処理済みの指示書は重複実行しないスキップ処理も実装しています。

GASの実行時間制限への対応と自動再開

GASには1回あたり6分の実行時間制限があります。指示書の枚数が多い場合でも途中で止まらないよう、処理の進捗をScriptPropertiesに保存し、時間が近づいたら自動で再開トリガーを設定するしくみを組み込みました。

▲ 処理フロー概要図

判定結果のイメージ（ダミーデータ）

Outcome

毎月スタッフが手作業で行っていた確認作業がしくみとして自動化され、確認漏れのリスクと担当者の負荷が大幅に軽減されました。また、既存のGoogle Driveフォルダ構成をそのまま活用できるため、現場の運用フローを変えずに導入できた点も評価いただいています。

目視確認を
自動判定に置き換え

別表7・8の判定結果を
色分けで一覧化

既存フォルダ構成を
そのまま活用

大量処理も
自動再開で完走

「スタッフの確認作業を減らしたい」
「すでにあるデータをもっと活かしたい」
そういったご相談、お気軽にどうぞ。