訪問看護事業所の請求・郵送業務を一括受託。 管理体制の構築からWebアプリ開発まで、業務のデジタル化とBPO化を同時に実現しました。
Background
背景と課題
ご支援先の事業所では、毎月の利用者向け請求書・領収書の発行と郵送案内の作成を スタッフが手作業で行っており、月末月初の業務負荷が課題になっていました。
「請求書や領収書への印鑑押しや手書き記入に毎月時間を取られている。 請求関連の事務をまとめて任せられる先があれば助かる」というご相談から、 COCOiROでBPOとして受け持つことになりました。
単に作業を引き取るだけでなく、受託を機に業務フロー自体を見直し、 再現性・品質の安定したしくみとして整備することを提案しました。
What We Did
取り組んだこと
請求管理シートの設計・構築
利用者ごとの請求情報を一元管理できるスプレッドシートを設計。 月次更新のステータス管理や、請求漏れチェックの仕組みを組み込みました。
請求書・領収書への電子印鑑押印ツール
PDFへの印影合成と手書き記入箇所の自動入力を行うツールを開発。 毎月200枚前後の印鑑押し・記入作業をワンクリックで完了できるようにしました。
郵送案内文のデザイン作成
請求書に同封する利用者向け案内文書のデザインを制作。 事業所のブランドトーンに合わせたレイアウトで仕上げました。
案内文出力Webアプリの開発
管理シートのデータと連動し、案内文PDFをボタン一つで出力できる Webアプリを開発。毎月の出力作業を大幅に短縮しました。
料金別納封筒のデザインと郵送フローの簡略化
従来は切手を1枚ずつ貼って投函していた郵送作業を見直し、 料金別納対応の封筒をデザイン。郵便局への持ち込みだけで完結できる フローに切り替え、月次の発送作業を大幅に効率化しました。
▲ 業務フローと各ツールの関係図
Outcome
得られた効果
業務の受託とデジタル整備を同時に進めたことで、 担当スタッフの月末月初の業務集中が大幅に緩和されました。 また、標準化されたフローが整ったことで、COCOiRO側でも安定した品質での継続運用が可能になっています。
管理シートで
請求状態を可視化
200枚前後の印鑑押し・
記入作業を自動化
案内文をボタン一つで
PDF出力
料金別納で切手貼り不要
持ち込みだけで発送完結
「毎月の請求まわりの事務が負担になっている」
「業務を整理しながら外注したい」
そういったご相談、お気軽にどうぞ。
