介護事業所の書類整理・保管、誰がやっていますか?——管理表の見える化から事務代行まで

Problem

書類の悩みは、だいたい3つに分かれる

「書類を整理・保管してくれる事務員さんがいてくれたら」——介護・福祉の事業所を支援する中で、本当によく聞く言葉です。訪問看護なら指示書・計画書・報告書、通所介護なら通所介護計画書や契約書・重要事項説明書、居宅介護支援ならケアプランやモニタリング記録。サービス種別が違っても、「サインをもらった紙が日々増え続ける」という構図は共通しています。とくに立ち上げ期や人の入れ替わりのタイミングでは、代表者や管理者自身が深夜まで書類と向き合っていることも珍しくありません。

現場で聞く書類の悩みを整理すると、おおよそ次の3つに集約されます。

• どこにあるか分からない——報告書は棚のファイル、契約書は引き出し、記録はパソコンの中。保管場所がバラバラで、必要なときに探し回る
• 揃っているか分からない——利用者様ごとに必要な書類が揃っているのか、サインをもらい忘れていないか。全体を見渡せる一覧がなく、運営指導の前に慌てる
• 整理する時間がない——仕組みを作れば解決すると分かっていても、日々のケアと請求業務に追われて手が回らない

What To Do

Googleドライブに一元保存し、チェックは任せる

COCOiROが提供しているのは、次のような形です。紙のファイリングや倉庫での保管といった物理的な作業は行いません。書類はすべてデータにして、Googleドライブの中で整理・保管します。

さらに一歩進めて、データ入力や書類作成といった事務作業そのものを事務代行（BPO）として任せることもできます。実際にCOCOiROでは、訪問看護事業所の利用者請求業務をまるごと受託し、業務フローの整備から日々の実務まで担っています。詳しくは利用者請求業務をまるごと受託した事例記事をご覧ください。

Is It OK?

「紙で残さなくて大丈夫？」——制度上も問題ありません

「データだけで保管して、運営指導のときに大丈夫？」という心配をよく聞きますが、結論から言うと問題ありません。介護サービスの運営基準（厚生省令）には電磁的記録に関する規定があり、事業者に作成・保存が求められる記録は、書面に代えて電磁的記録（データ）で行えることが定められています。

さらに、厚生労働省の「介護保険施設等運営指導マニュアル」では、書面に代えて電磁的記録で管理されている場合は運営指導の際もディスプレイ上で内容を確認することとし、別途印刷した書類の準備や提出は求めない、という方針が自治体向けに示されています。つまり「指導のために紙で二重管理しておく」必要はないということです。

なお、記録の保存年限（原則は完結の日から2年、自治体条例で5年等の場合あり）は電子でも紙でも同じです。フォルダ設計の段階で年度・完結日が分かる形にしておけば、保存期間の管理もドライブ上で完結します。

Price

気になる費用は？

たとえば「Googleワークスペースの管理・運用」と「事務代行」を組み合わせた場合、月々30,000円（税抜）が目安です。事業所に事務員をひとり雇うことを考えれば、その一部の業務を月々この金額で外に出せる、という感覚に近いと思います。

組み合わせ次第で金額は変わるので、料金シミュレーターで確認してみてください。以下のリンクは、Google管理＋事務代行を選んだ状態で開きます。

Summary

まとめ

書類管理の仕組み化は、単なる時短ではありません。書類まわりに取られていた時間を取り戻したことで、担当する利用者様を増やせているケアマネジャーの方もいますし、訪問や送迎の合間の「探す時間」がなくなるだけでも現場の消耗は大きく減ります。書類の整理・保管は売上を生みませんが、そこから解放された時間は売上を生みます。

「うちの場合はどうなる？」という段階で構いません。現状の書類の持ち方を聞かせてもらえれば、無理のない形を一緒に考えます。