「共有ドライブ」と「マイドライブ」は何が違う？退職者が出ても困らないGoogleドライブの設計術

「マイドライブに保存していたファイルが、担当者の退職とともに消えた」——これは珍しい話ではありません。介護事業所がGoogleドライブを安全に使い続けるための設計術を解説します。

Problem

退職者のマイドライブにデータが残る問題

Googleドライブには「マイドライブ」と「共有ドライブ」の2種類があります。多くの事業所で起きがちなのが、スタッフが業務ファイルをマイドライブに保存してしまうことです。

マイドライブに保存されたファイルは、そのアカウントを所有する個人のものです。退職してアカウントが削除されると、共有されていたファイルも参照できなくなります。

シフト表、利用者記録、業務マニュアル——こうした重要なファイルが突然見られなくなるリスクを、多くの事業所が見落としています。

Difference

✕ マイドライブ

○ 共有ドライブ

業務で使うファイルは原則すべて共有ドライブに置く——これがGoogleドライブを組織で使う際の基本です。

Design

ドライブ構成は「部門・用途」単位で作る

「事業所全体」「利用者管理」「スタッフ管理」「経理・請求」など、用途ごとに共有ドライブを分けます。3〜5個程度が目安です。

メンバー管理はグループメールで行う

共有ドライブのメンバーに個人アドレスを直接追加すると、退職のたびに手動で削除する手間が発生します。Googleグループを使えば、グループを管理するだけで全ドライブへのアクセスを一括コントロールできます。

マイドライブへの保存を「ルール」で防ぐ

Google Workspaceの管理コンソールで、マイドライブへのアップロードを制限したり、共有ドライブへの移動を促す設定が可能です。運用ルールとして明文化し、新しいスタッフへの引き継ぎ時にも伝える仕組みを作りましょう。

Summary

マイドライブと共有ドライブの違いを理解し、業務ファイルを共有ドライブに一本化することが、退職時のデータ消失リスクをなくす最短ルートです。

COCOiROでは、介護事業所のGoogle Workspace設計・運用サポートを行っています。「今のドライブ構成を見直したい」「引き継ぎが毎回大変」という方もお気軽にご相談ください。

「退職のたびにファイル管理で困っている」
「共有ドライブへの移行を相談したい」
そういったご相談、お気軽にどうぞ。