介護事業所のための電子サイン
契約書は、
その場で終わる。
そ の ば サ イ ン
利用者様のお宅で、タブレットに指でサイン。署名済みの書類は、そのままGoogleドライブに残ります。印鑑も、持ち帰りも、もう一度うかがう手間もいりません。
このページのデモは、本当に指で署名できます。書いた内容はどこにも保存されません。
契約のたびに起きていること
利用者様が増えるほど、
契約書の手間も増えていく。
- 前の利用者様の書類を開き、名前と日付を書き換えて印刷。重要事項説明書、契約書、運営規程。1件そろえるのに30分。
- 印鑑を忘れた。ご家族が不在だった。署名だけのためにもう一度うかがうことになる。
- 管理者が代わった。事業所が移転した。すべての書式を1つずつ開いて、同じ箇所を直して回る。
- 署名済みの書類が、どこにあるか分からない。実地指導の前に、キャビネットを探すところから始まる。
何が変わるか
書式は今のまま。
作り方と残し方だけを変えます。
新しい書式に移行する必要はありません。事業所が今お使いの重要事項説明書・契約書を、そのまま使います。
| これまで | そのばサイン | |
|---|---|---|
| 書類の準備 | ファイルを開いて書き換え、印刷して綴じる | 利用者名と契約日を入れて、必要な書類にチェック |
| 署名 | 自署と押印。不備があれば再訪問 | タブレットにその場で署名。日付も自動で入る |
| 保管 | 紙をファイリング。原本は事業所のキャビネット | 署名済みの書類が利用者ごとのフォルダに残る |
| 書式の変更 | 全書類を1つずつ開いて修正 | マスターを1か所直せば、以降の書類すべてに反映 |
| 紙が必要なとき | — | 空欄のままの印刷用書類も出せる |
表は横にスクロールできます。
デモ
訪問先で、実際にこう動きます。
これはデモです。ダミーの事業所・利用者で動いており、入力も署名も保存されません。
タブレットの画面をそのまま再現しています。下のタブを切り替えて、書類の発行から署名までを試してください。署名欄は指でもマウスでも書けます。
事業所の情報は、最初に一度だけ登録します。以降の書類はここを参照するので、変更があったときはこの1か所を直すだけです。
- 法人名
- 株式会社COCOiRO
- 事業所名
- デイサービスここいろ神田
- 所在地
- 〒１０１－００４１
東京都千代田区神田須田町１丁目７－８
VORT秋葉原Ⅳ ２F - 管理者
- 介護 太郎
- 事業所番号
- １３７１２３４５６７
- サービス
- 地域密着型通所介護
重要事項説明書に載る営業時間・利用料金・苦情窓口なども、同じマスターで管理します。
重要事項説明書
実際の運用では、書類は事業所のGoogleドライブの利用者フォルダに保存されます。このデモは通信も保存も行いません。
導入後の流れ
覚えることは、3つだけです。
事業所の情報を、はじめに一度だけ入れる
法人名・所在地・管理者名・営業時間・利用料金・苦情窓口をマスターに登録します。書類はすべてここを参照するので、以降は変更があったときにこの1か所を直すだけで済みます。
利用者名と契約日を入れて、書類を作る
必要な書類にチェックを入れて発行します。氏名・住所・契約日・事業所情報が入った状態で、利用者様ごとのフォルダに保存されます。代理人が同居の場合は、チェック1つで住所が複写されます。
訪問先で、その場に署名をもらう
タブレットで書類を開き、署名欄に指で書いてもらいます。ご本人でも、ご家族・代理人でも構いません。確定すると署名と日付が入り、署名済みの書類として残ります。事業所に戻ってからの作業はありません。
そのばサインの考え方
現場のやり方を、変えさせない。
いまお使いの書式のまま
重要事項説明書も契約書も、事業所が使っている書式をそのまま使います。共通の書式に合わせ直す必要はありません。
専用アプリは入れません
ブラウザが動けば、iPadでもAndroidタブレットでもPCでも使えます。端末を買い替える必要もありません。
紙も、これまで通り出せます
空欄のままの印刷用書類も発行できます。手書きを希望される利用者様には、紙でお渡しして構いません。
保存先はいつものドライブ
すでに使っているGoogleドライブの、利用者ごとのフォルダに入るだけです。新しい保管場所を覚える必要はありません。
直すのはマスター1か所
管理者交代も、移転も、料金改定も。マスターを直せば、それ以降に作る書類すべてに反映されます。
単体のソフトではありません
Google Workspaceの導入・運用支援の一部として提供しています。アカウント管理やドライブの整理とあわせて構築します。
よくある質問
導入前に、よく聞かれること。
電子でサインをもらった契約書で、問題ありませんか
介護分野の書類については、押印を求めない取扱いと電磁的記録による作成・保存について、国から見直しの方針が示されています。ただし実際にどこまで認められるかは、所管する自治体の指導によって差があります。
そのためCOCOiROでは、導入前に事業所から所管課へ確認していただく前提で進めています。COCOiROは法律事務所ではないため、法的な判断そのものは行いません。
利用者様やご家族が、タブレットに不慣れです
署名欄を指でなぞるだけです。うまく書けなければ何度でも書き直せますし、その場で紙の書類に切り替えることもできます。職員が代わりに操作するのは画面の切り替えまでで、署名そのものはご本人の指で行います。
訪問先に電波がないことがあります
オフラインでは書類の発行と署名はできません。事業所で先に発行しておき、印刷して持参する運用を併用できます。紙で署名をいただいた場合も、スキャンして同じフォルダに入れれば保管場所は一本化できます。
訪問介護以外の書類にも使えますか
使えます。通所介護、居宅介護支援、有料老人ホームの入居契約書など、書式さえあれば同じ仕組みで扱えます。ケアプランや各種計画書への署名にも同じ考え方を使えます。
導入にはどれくらいかかりますか
事業所の書式をお預かりしてマスターを作るところから、おおむね2〜3週間です。書類の種類と事業所の数によって前後します。導入後の操作説明とマニュアルの提供まで含みます。
費用はどれくらいですか
Google Workspaceの導入・運用支援の中で提供しています。書式の数と事業所数によって変わるため、内容をうかがったうえで個別に見積もります。
まず、御社の書式で見てみませんか。
お使いの重要事項説明書と契約書を1部お預かりできれば、実際にその書式でお見せできます。導入の可否はそれから判断していただいて構いません。
そのばサインは、株式会社COCOiROがGoogle Workspaceの導入・運用支援の一環として提供している仕組みです。単体のソフトウェア製品としての販売は行っていません。
このページに掲載しているデモは、ダミーの事業所名・利用者名で動作しており、入力内容および署名はどこにも送信・保存されません。