PROBLEM
契約のたびに、
こんなこと起きていませんか。
前の利用者様の書類を開いて書き換え、印刷して、事業所用とご本人用の2部を製本。1件そろえるだけで30分かかる。
署名するのは代理人のご家族。その日にいなければ、署名だけのためにもう一度予定を組んでうかがうことに。
管理者の交代や職員の入退職のたびに、すべての書式を1つずつ開いて直して回る。
利用者様全員の契約書がそろっているか。改定した重要事項説明書に差し替えられているか。紙のままだと、確かめるだけでひと仕事。
PROMISE
現場のやり方を、変えさせない。
そのばサインの5つの約束
PROMISE 01
新しい書式に、合わせ直さない。
だからいまの書式のまま電子化できる
重要事項説明書も契約書も、事業所で使っている書式をそのまま使います。共通の書式に合わせ直す必要はありません。
重要事項説明書
PROMISE 02
専用アプリは、入れない。
だからいまある端末ではじめられる
ブラウザが動けば、iPadでもAndroidタブレットでもパソコンでも使えます。端末を買い替える必要もありません。
iPad
Android
パソコン
PROMISE 03
紙をやめろ、とは言わない。
だから紙を希望する方にもそのまま対応
空欄のままの印刷用書類も発行できます。手書きを希望される利用者様には、紙でお渡しして構いません。
書類の出し方
どちらも、同じ画面から出せます。
PROMISE 04
新しい保管場所を、覚えなくていい。
だからいつものドライブに自動で残る
署名済みの書類は、すでに使っているGoogleドライブの利用者ごとのフォルダに入ります。運営指導の前に、探し回ることもありません。
Googleドライブ ／ 利用者フォルダ
PROMISE 05
書類を、1つずつ直さない。
だからマスター1か所を直せば全部に反映
管理者の交代も、職員の入退職も、料金改定も。マスターを直せば、それ以降に作る書類すべてに反映されます。
BEFORE / AFTER
変わるのは、
作り方と残し方だけ。
実際の運用では、ここで利用者フォルダに「署名済み」の書類が保存されます。
FLOW
覚えることは、3つだけ。
STEP 01
事業所の情報を、はじめに一度だけ入れる
法人名・所在地・管理者名・営業時間・利用料金・苦情窓口をマスターに登録。以降は変更があったときに、この1か所を直すだけです。
STEP 02
利用者名と契約日を入れて、書類を作る
必要な書類にチェックを入れて発行。氏名・住所・契約日・事業所情報が入った状態で、利用者様ごとのフォルダに保存されます。
STEP 03
訪問先で、その場で署名をもらう
タブレットで書類を開き、指で署名してもらうだけ。ご本人でも、ご家族・代理人でも。事業所に戻ってからの作業はありません。
PLAN
ソフトを買うのではなく、
仕組みごと整える。
そのばサインは、Google Workspaceの導入・運用支援の一部として提供しています。アカウント管理やドライブの整理とあわせて、事業所ごとに構築します。
訪問介護・通所介護・居宅介護支援・有料老人ホームの入居契約など、書式があれば同じ仕組みで扱えます。
導入に含まれるもの
費用は、書式の数と事業所数によって変わります。内容をうかがったうえで、個別に見積もります。
見積もりを相談するFAQ
導入前に、よく聞かれること。
Q電子でサインをもらった契約書で、問題ありませんか
介護分野の書類は、押印を求めない取扱いと電磁的記録による作成・保存について、国から見直しの方針が示されています。ただし実際にどこまで認められるかは、所管する自治体の指導によって差があります。そのため、導入前に事業所から所管課へ確認していただく前提で進めています。COCOiROは法律事務所ではないため、法的な判断そのものは行いません。
Q利用者様やご家族が、タブレットに不慣れです
署名欄を指でなぞるだけです。うまく書けなければ何度でも書き直せますし、その場で紙の書類に切り替えることもできます。職員が代わりに操作するのは画面の切り替えまでで、署名そのものはご本人の指で行います。
Q訪問先に電波がないことがあります
オフラインでは書類の発行と署名はできません。事業所で先に発行しておき、印刷して持参する運用を併用できます。紙で署名をいただいた場合も、スキャンして同じフォルダに入れれば保管場所は一本化できます。
Q訪問介護以外の書類にも使えますか
使えます。通所介護、居宅介護支援、有料老人ホームの入居契約書など、書式さえあれば同じ仕組みで扱えます。ケアプランや各種計画書への署名にも同じ考え方を使えます。
Q導入にはどれくらいかかりますか
事業所の書式をお預かりしてマスターを作るところから、おおむね2〜3週間です。書類の種類と事業所の数によって前後します。導入後の操作説明とマニュアルの提供まで含みます。
そのばサインは、株式会社COCOiROがGoogle Workspaceの導入・運用支援の一環として提供している仕組みです。単体のソフトウェア製品としての販売は行っていません。このページのデモは、ダミーの事業所名・利用者名で動作しており、入力内容および署名はどこにも送信・保存されません。